Gemeinsame Räume und ein vertrauter IT-Dienstleister können den Arbeitsalltag erleichtern. Trotzdem sollten beide Unternehmen erkennen können, welche Systeme ihnen gehören, wer Änderungen freigibt und welche Informationen die andere Seite sehen darf. Ein gemeinsamer Standort macht aus getrennten Auftraggebern nicht automatisch eine einzige betreute Organisation. Mit einer passenden Abgrenzung nutzen Sie gemeinsame Infrastruktur bewusst und erhalten für jedes Unternehmen einen verständlichen eigenen Sicherheitsauftrag. Das hilft besonders dann, wenn eine Störung, ein Personalwechsel oder die spätere Trennung der Bürogemeinschaft Entscheidungen verlangt.
Gemeinsame Räume sind zunächst eine Betriebsentscheidung
Beginnen Sie mit dem tatsächlichen Modell Ihrer Zusammenarbeit. Teilen Sie nur den Besprechungsraum und den Internetanschluss? Arbeiten Beschäftigte zeitweise für beide Unternehmen? Wird eine gemeinsame Anwendung genutzt oder liegen sämtliche Geschäftsdaten getrennt? Diese Unterschiede sind für den Betreuungsauftrag entscheidender als die gleiche Postanschrift. Schreiben Sie auf, welche Leistungen gemeinschaftlich gebraucht werden und welche Arbeitsabläufe ausschließlich zu einem der beiden Unternehmen gehören.
Benennen Sie für beide Seiten einen Ansprechpartner, der den eigenen Auftrag fachlich und geschäftlich vertreten kann. Ein gemeinsamer Bürokoordinator kann Termine abstimmen, verfügt damit aber nicht automatisch über die Befugnis, Änderungen an allen IT-Systemen freizugeben. Halten Sie fest, wer welche Entscheidung treffen darf. So kann der Dienstleister eine konkrete Anweisung der richtigen Auftragssphäre zuordnen, anstatt aus räumlicher Nähe eine umfassende Vollmacht abzuleiten.
Beziehen Sie auch Beschäftigte ein, die beide Firmen im Alltag unterstützen. Eine gemeinsam genutzte Empfangstätigkeit kann andere Informationsbedürfnisse haben als eine gemeinsame technische Betreuung. Fragen Sie, welcher Zugriff für die jeweilige Aufgabe tatsächlich benötigt wird. Ein praktisch nützlicher Ablauf muss nicht bedeuten, dass sämtliche Konten oder Datenbereiche geöffnet werden. Die konkrete Tätigkeit ist der Ausgangspunkt für eine begrenzte, nachvollziehbare Berechtigung.
Den Bestand nach Eigentum, Betrieb und Nutzung ordnen
Erstellen Sie eine Übersicht, in der jedes wesentliche System einem Eigentümer, einer betreibenden Stelle und den vorgesehenen Nutzern zugeordnet wird. Diese Rollen können auseinanderfallen. Vielleicht gehört ein Netzwerkgerät einem Unternehmen, versorgt aber vereinbarungsgemäß beide Büros. Vielleicht wird eine Fachanwendung allein genutzt, während derselbe Dienstleister sie verwaltet. Der Auftrag sollte diese Konstellationen verständlich darstellen und eine unbekannte Zuordnung zunächst als offene Frage stehen lassen.
Erfassen Sie neben Geräten auch Verträge und Verwaltungszugänge. Wer ist Vertragspartner des Anschlussanbieters? Wem ist das zentrale Verwaltungskonto zugeordnet? Welche Leistungen sind bereits durch einen vorhandenen Betreuungsvertrag erfasst? Eine Liste mit Raumbezeichnungen beantwortet diese Fragen nicht. Für die spätere Bearbeitung einer Störung ist wichtig, welche Stelle tatsächlich berechtigt eine Auskunft oder Änderung beim jeweiligen Anbieter verlangen kann.
Bei gemeinsam gekauften oder übernommenen Geräten sollten die Beteiligten die wirtschaftliche Zuordnung gesondert klären. Der IT-Dienstleister kann den technischen Betrieb beschreiben, sollte aber keine ungeprüften Eigentumsfragen durch einen Eintrag in seiner Verwaltungssoftware entscheiden. Verknüpfen Sie die technische Übersicht mit den bestätigten Vereinbarungen der Auftraggeber. So bleibt erkennbar, welche Aussage technisch geprüft wurde und welche auf einer geschäftlichen Festlegung der beiden Unternehmen beruht.
Einen gemeinsamen Anschluss nicht mit gemeinsamen Daten gleichsetzen
Lassen Sie den Anbieter erläutern, wie die tatsächlich benötigten Kommunikationswege aussehen sollen. Welche Anwendungen werden getrennt verwendet, welche Daten bewusst gemeinsam bearbeitet und welche Übergänge sind erforderlich? Ein verständliches Schaubild kann dafür hilfreicher sein als eine lange Produktliste. Ihr Unternehmen sollte erkennen können, welche Verbindungen für die Zusammenarbeit vorgesehen sind und welche Bereiche jeweils innerhalb der eigenen Verantwortung bleiben.
Besprechen Sie außerdem, welche gemeinsam genutzten Geräte berücksichtigt werden müssen. Ein Besprechungssystem oder ein Drucker kann für beide Unternehmen nützlich sein. Fragen Sie nach den konkreten Funktionen und Ablagewegen, statt aus der Bezeichnung gemeinsam genutzt auf einen unproblematischen Datenfluss zu schließen. Der Anbieter sollte erklären, welche Betriebsvariante zu Ihrem Bedarf passt und welche Voraussetzungen oder Einschränkungen dabei bestehen.
Verlangen Sie keine bestimmte technische Bauform allein wegen eines Schlagworts. Entscheidend ist, dass die vereinbarte Trennung und die ausdrücklich erlaubte Zusammenarbeit an der tatsächlichen Umgebung geprüft werden können. Lassen Sie beschreiben, welche Wirkung die vorgeschlagenen Maßnahmen haben und wie eine Änderung später freigegeben wird. Ein passend betreuter kleiner gemeinsamer Bereich kann verständlicher sein als eine weitreichende Verbindung, deren Nutzung und Verantwortung niemand vollständig überblickt.
Administrative Zugriffe getrennt zuordnen
Ein gemeinsamer Dienstleister sollte für beide Auftraggeber erklären können, in welcher Rolle er auf ein System zugreift. Fragen Sie nach der Trennung der Verwaltungsaufgaben und der internen Zuordnung von Anweisungen. Die Kenntnis eines Administrators über beide Umgebungen ist kein allgemeiner Auftrag, Daten zwischen ihnen zu übertragen. Solche Arbeiten benötigen eine ausdrücklich passende Freigabe und müssen sich auf den vereinbarten Leistungsumfang beziehen.
Prüfen Sie besonders die Unterstützung bei Abwesenheit. Wer darf für Unternehmen A eine Änderung beantragen, wenn dessen gewöhnlicher Ansprechpartner ausfällt? Darf eine Person aus Unternehmen B Termine koordinieren oder auch technische Freigaben erteilen? Diese Fragen sollten vor einem dringenden Vorfall beantwortet sein. Eine klar benannte Vertretung schützt den Ablauf und entlastet den Dienstleister, weil er die Berechtigung nicht unter Zeitdruck aus persönlichen Bekanntschaften ableiten muss.
Achten Sie auf Auskünfte während einer Supportanfrage. Ein gemeinsamer Störungstermin kann sinnvoll sein, aber vertrauliche Einzelheiten einer Firma sollten nicht automatisch in einem gemeinsamen Ticket erscheinen. Vereinbaren Sie, welche Informationen beide Seiten benötigen und welche ausschließlich an den jeweiligen Auftraggeber gehen. Diese Trennung betrifft auch Bildschirmfreigaben, Protokolle und mitgesendete Dateien. Der Anbieter kann dafür passende getrennte Kommunikationswege vorschlagen.
Datenschutzrollen an der tatsächlichen Verarbeitung prüfen
Für personenbezogene Daten richtet sich die datenschutzrechtliche Rollenverteilung nach dem tatsächlichen Ablauf. Artikel 26 DSGVO betrifft gemeinsam festgelegte Zwecke und Mittel; Artikel 28 regelt die Verarbeitung im Auftrag. Eine Bürogemeinschaft allein entscheidet diese Einordnung nicht. Lassen Sie die konkrete Verarbeitung durch die zuständigen Fachpersonen bewerten und die erforderlichen Vereinbarungen darauf abstimmen. BfDI: DSGVO und BDSG, Textsammlung März 2026
Beschreiben Sie für diese Prüfung einen konkreten gemeinsam genutzten Ablauf. Welche Angaben werden erfasst, wer benötigt sie für welchen Zweck und welche Stelle gibt die Verarbeitung vor? Die technische Übersicht liefert dafür wichtige Informationen. Sie ersetzt aber nicht die rechtliche Einordnung. Vermeiden Sie es, denselben pauschalen Vertrag unabhängig von den tatsächlichen Rollen für alle gemeinsam verwendeten Dienste zu übernehmen.
Fragen Sie auch nach dem Umgang mit Veränderungen. Eine zunächst getrennte Anwendung kann später für einen gemeinsamen Geschäftsprozess genutzt werden. Dann sollten die zuständigen Fachpersonen die bisherige Zuordnung erneut betrachten. Der IT-Auftrag braucht einen Meldeweg für solche Änderungen. So wird die rechtliche Bewertung nicht nur einmal bei der Büroeröffnung abgelegt, während sich die tatsächlichen Datenwege unbemerkt wesentlich verändern.
Störungen mit gemeinsamer Auswirkung vorbereiten
Fällt eine gemeinsam verwendete Komponente aus, können beide Unternehmen betroffen sein. Legen Sie fest, wer den Vorfall meldet und wie die jeweils zuständigen Ansprechpartner informiert werden. Ein gemeinsamer technischer Bearbeitungsweg kann sinnvoll sein, während geschäftliche Entscheidungen getrennt bleiben. Die Priorität einer Wiederherstellung sollte anhand der bestätigten Vereinbarung erklärt werden können und nicht erst im Streit zwischen zwei gleichzeitig dringenden Anfragen entstehen.
Besprechen Sie, wer eine Unterbrechung für notwendige Arbeiten freigibt. Wenn der Dienstleister ein gemeinsames Gerät verändern muss, sollte bekannt sein, welche Zustimmung beider Seiten benötigt wird. Umgekehrt sollte eine einzelne Firma die andere nicht durch unangekündigte Änderungen an einer gemeinsamen Komponente überraschen. Halten Sie einen erreichbaren Entscheidungsweg fest, der auch bei Abwesenheit der üblichen Ansprechpartner funktioniert und die tatsächlichen Befugnisse berücksichtigt.
Trennen Sie den technischen Störungsbericht von vertraulichen Auswirkungen innerhalb eines Unternehmens. Beide Auftraggeber müssen den gemeinsamen Sachverhalt verstehen können. Sie benötigen dafür nicht automatisch die Kundenunterlagen oder internen Geschäftszahlen der jeweils anderen Firma. Lassen Sie erläutern, welche gemeinsame Zusammenfassung geliefert wird und welche zusätzlichen Informationen ausschließlich an den betroffenen Auftraggeber gehen. Dadurch bleibt die Zusammenarbeit praktisch, ohne getrennte Informationsbereiche aufzugeben.
Kosten und laufende Leistungen verständlich aufteilen
Das Angebot sollte gemeinsame Aufgaben und unternehmensbezogene Leistungen erkennbar unterscheiden. Welche Betreuung wird für eine gemeinsam verwendete Komponente erbracht? Welche zusätzliche Arbeit entsteht nur für eine der beiden Umgebungen? Bitten Sie um eine nachvollziehbare Zuordnung statt einer pauschalen Gesamtposition ohne erklärten Umfang. Wie die beiden Unternehmen gemeinsame Kosten intern verteilen, ist anschließend ihre eigene geschäftliche Vereinbarung.
Klären Sie den Umgang mit Zusatzaufträgen. Eine Erweiterung für Unternehmen A kann die gemeinsam verwendete Infrastruktur berühren. Dann muss der Anbieter erklären, welche Wirkung und welche zusätzliche Zustimmung vorgesehen sind. Eine solche Abhängigkeit sollte vor der Ausführung sichtbar sein. Ihr Unternehmen kann dadurch zwischen einer eigenen begrenzten Lösung und einer gemeinsam abgestimmten Veränderung entscheiden, statt erst auf der Rechnung von zusätzlichen Arbeiten zu erfahren.
Für die laufende Betreuung sollten beide Seiten eine passende Leistungsübersicht erhalten. Sie zeigt, welche Umgebung eingeschlossen ist, welche Unterstützung zur Verfügung steht und welche Aufgaben intern bleiben. Der gemeinsame Anbieter muss deshalb nicht zwei unnötig aufwendige Parallelorganisationen schaffen. Er sollte die Arbeit aber so zuordnen können, dass jeder Auftraggeber seine Leistung und seine Verantwortung versteht und spätere Rückfragen nicht an einer unklaren Sammelbeschreibung scheitern.
Den späteren Auszug einer Firma mitdenken
Spielen Sie vor der Beauftragung durch, wie ein Unternehmen den Standort später verlässt. Welche Geräte und Verträge nimmt es mit? Welche Daten müssen übergeben werden und welche gemeinsamen Dienste bleiben zunächst bestehen? Eine früh beschriebene Trennung erleichtert diese Planung. Sie kann zeigen, dass ein scheinbar einfacher gemeinsamer Verwaltungszugang später zusätzliche Abstimmung verlangt, weil beide Unternehmen ihn für unterschiedliche eigene Aufgaben benötigen.
Lassen Sie den technischen Übergang als begrenzte zusätzliche Leistung beschreiben. Dazu gehören die betroffenen Systeme, der Umgang mit gemeinsam benötigten Komponenten und ein bestätigter Abschluss alter Freigaben. Die neue Betreuung sollte die eigene Umgebung übernehmen können, ohne Einblick in die getrennten Geschäftsbereiche der verbleibenden Firma zu erhalten. Welche Informationen und Zugänge dafür benötigt werden, wird am konkreten Bestand geklärt und geschützt übergeben.
Bewahren Sie nach dem Übergang eine verständliche Abschlussübersicht auf. Sie sollte zeigen, welche Aufgaben weiterhin gemeinsam bleiben und welche tatsächlich getrennt wurden. Eine neue Adresse allein bestätigt noch keinen abgeschlossenen technischen Auszug. Die Beteiligten brauchen einen bekannten Stand, an dem sie verbleibende Verpflichtungen und spätere Rückfragen zuordnen können. So bleibt die anfangs praktische Bürogemeinschaft auch bei einer Veränderung geordnet handhabbar.
Die gemeinsame Nutzung für eine Anfrage beschreiben
Nennen Sie in der Anfrage auf der Startseite die beiden getrennten Auftraggeber, die gemeinsam verwendeten Komponenten und die noch offenen Zuständigkeiten in allgemeiner Form. Zugangsdaten und vertrauliche Unterlagen der anderen Firma gehören nicht in die erste Nachricht. Den konkreten Betreuungsumfang stimmen die berechtigten Beteiligten anschließend mit dem jeweiligen Anbieter ab.