Ein neues Firmenhandy soll die richtigen Anwendungen mitbringen, unterwegs zuverlässig nutzbar sein und bei einem Verlust einen bekannten Hilfsweg haben. Wenn mehrere Geräte betreut werden, lohnt sich dafür ein zusammenhängender Auftrag. Mobile Device Management, kurz MDM, unterstützt die zentrale Verwaltung mobiler Geräte. Für Dein Unternehmen zählt, was die Betreuung daraus im Alltag macht: vom ersten Einrichten über Aktualisierungen bis zum kontrollierten Gerätewechsel. Hier erfährst Du, welche Entscheidungen Du vorbereiten kannst und woran Du einen passenden Leistungsumfang erkennst.
Die mobile Arbeit und die vorhandenen Geräte zusammenbringen
Beginne mit den Tätigkeiten, für die Dein Team Smartphones oder Tablets benötigt. Vielleicht gehören Telefonie und Firmenpostfach dazu, vielleicht eine mobile Fachanwendung oder eine sichere Dokumentenablage. Das sind mögliche Einsatzfälle, keine notwendige Ausstattung für jeden Betrieb. Notiere die tatsächlich benötigten Anwendungen und die Zahl der betreffenden Geräte. Ergänze, ob jemand unterwegs, in einer Werkstatt oder überwiegend im Büro arbeitet. So kann ein Dienstleister erkennen, welche Arbeitswege seine Betreuung ermöglichen soll.
Eine erste Bestandsübersicht darf kurz sein. Hilfreich sind Hersteller, Modell, Betriebssystem und die Information, wem das Gerät gehört. Unterscheide neu zu beschaffende Handys von bereits verwendeten Geräten. Manche Anforderungen lassen sich bei der Beschaffung leichter berücksichtigen als nach längerer Nutzung. Frage deshalb, welche Angaben der Anbieter für eine verlässliche Einschätzung noch benötigt. Eine fehlende Versionsnummer lässt sich gezielt ermitteln; sie sollte nicht durch die Annahme ersetzt werden, alle vorhandenen Geräte seien gleichermaßen geeignet.
Lass auch selten genutzte Geräte erfassen. Ein Ersatzhandy im Schrank oder ein Tablet für gelegentliche Außentermine kann bei der späteren Ausgabe einen anderen Stand haben als die täglich verwendeten Geräte. Für Deinen Auftrag ist wichtig, wer solche Bestände kontrolliert und vor einer erneuten Nutzung vorbereitet. Damit beschränkt sich die Betreuung nicht auf die gerade eingeschalteten Handys. Du erkennst zugleich, ob Reservegeräte, zusätzliche Nutzergruppen oder besondere Anwendungen im angebotenen Umfang enthalten sind.
Eigentum und erlaubte Privatnutzung bewusst entscheiden
Ein ausschließlich dienstlich verwendetes Firmenhandy, ein privat mitgenutztes Firmengerät und ein privates Smartphone mit Firmenzugang brauchen unterschiedliche Betrachtungen. Lege zunächst fest, welche dieser Modelle Dein Unternehmen anbieten möchte. Lass anschließend erläutern, wie die jeweilige Verwaltung geschäftliche Informationen schützt und welche Auswirkungen sie auf die Nutzenden hat. Die erlaubte Privatnutzung ist eine bewusste betriebliche Entscheidung. Sie sollte nicht erst aus den Einstellungen eines bereits eingeführten Produkts entstehen.
Bei Apple unterscheiden sich verfügbare Verwaltungsrechte und die Trennung von Informationen je nach Registrierungsverfahren. Die aktuelle Herstellerübersicht zeigt diese Unterschiede und weist darauf hin, dass nicht jeder Verwaltungsdienst alle Verfahren unterstützt. Das ist ein konkretes Beispiel dafür, warum der Produktname allein noch keinen passenden Auftrag beschreibt. Lass den Anbieter das für Eure Geräte vorgesehene Verfahren benennen und dessen Grenzen erklären. Apple: Registrierungsverfahren für Geräte
Besprich insbesondere, welche Gerätedaten die Betreuung sehen kann und welche Eingriffe vorgesehen sind. Was erfahren Beschäftigte vor der Einrichtung? Wie werden private Inhalte bei einer vereinbarten geschäftlichen Nutzung berücksichtigt? Technisch mögliche Zugriffe sind nicht automatisch der gewünschte oder rechtlich zulässige Umfang. Beziehe für diese Entscheidungen die im Unternehmen zuständigen Personen ein. Der Anbieter sollte die technische Wirkung verständlich dokumentieren, damit eine geeignete betriebliche und datenschutzrechtliche Bewertung überhaupt auf konkreten Informationen beruhen kann.
Einrichtung und Registrierung als betreuten Ablauf beauftragen
Die Registrierung verbindet das Gerät mit der vorgesehenen Verwaltung. Frage, wie neue und bereits verwendete Smartphones aufgenommen werden. Muss jemand das Gerät dafür abgeben? Welche Mitwirkung ist beim ersten Einschalten nötig? Werden vorhandene Daten vorher gesichert oder bestimmte Einstellungen zurückgesetzt? Lass diese Schritte vor einer Umstellung erklären. Ein bereits täglich genutztes Handy kann wichtige Arbeitsinformationen enthalten; eine beiläufige Aufforderung zum Zurücksetzen wäre keine ausreichende Vorbereitung auf die Einführung.
Für neue Geräte lohnt sich der Blick auf den gesamten Weg vom Einkauf bis zur Ausgabe. Wer beschafft, wer ordnet das Gerät zu und wer stellt die benötigten Anwendungen bereit? Falls dafür zusätzliche Herstellerdienste verwendet werden, sollten deren Konten und Zuständigkeiten bekannt sein. Dein Unternehmen muss nicht jedes technische Detail selbst bedienen. Es sollte aber nachvollziehen können, welche Voraussetzungen eine spätere Betreuung oder ein Anbieterwechsel braucht und wer über die maßgeblichen Unternehmenszugänge verfügen darf.
Lass die Übergabe aus Sicht eines Beschäftigten beschreiben. Nach der Einrichtung sollten die vereinbarten geschäftlichen Aufgaben möglich sein und wichtige Supportinformationen vorliegen. Frage nach einer kurzen Einweisung in Anmeldung, erlaubte Nutzung und den Meldeweg bei Schwierigkeiten. Die Ausgabe eines eingeschalteten Geräts ist dafür nur ein Zwischenschritt. Für die Abnahme zählt, ob die Person mit dem vorgesehenen Firmenzugang und den richtigen Anwendungen tatsächlich arbeitsfähig ist, ohne private Ersatzwege einrichten zu müssen.
Anwendungen und Sicherheitsregeln passend pflegen lassen
Kläre, welche Anwendungen zentral bereitgestellt und welche von Beschäftigten selbst installiert werden dürfen. Ein Auftrag kann zunächst die benötigten Firmenanwendungen betreuen und weitere Installationen nach einer vereinbarten Regel behandeln. Lass erklären, wie neue Anforderungen aus dem Team aufgenommen werden. Eine zusätzliche App sollte einen bekannten Freigabeweg haben. Sonst werden geschäftliche Aufgaben möglicherweise über Anwendungen erledigt, deren Umgang mit Unternehmensdaten nie geprüft wurde. Der Anbieter kann die technische Umsetzung begleiten; die fachliche Notwendigkeit benennt Dein Betrieb.
Zum Schutz gehören passende Einstellungen für Gerätesperre, Zugriff und Datenspeicherung. Welche davon sich zentral durchsetzen lassen, hängt von Gerät, Betriebssystem und Verwaltungsmodell ab. Lass den Anbieter die gewünschten Regeln einer konkreten technischen Umsetzung zuordnen. Dabei sollte er auch erkennen lassen, wo die Mitwirkung der Nutzenden erforderlich bleibt. Ein allgemeines Versprechen, alle Smartphones seien durch die Aufnahme automatisch sicher, erklärt weder die tatsächlich eingerichteten Schutzfunktionen noch die verbleibenden Grenzen.
Der BSI-Mindeststandard für Mobile Device Management behandelt neben technischen Funktionen auch Anwendungen, Aktualisierungen und Betriebsprozesse. Die aktuell verfügbare Version 2.0 stammt von September 2022 und richtet sich an die Informationstechnik des Bundes. Sie ist damit keine pauschale Verpflichtung für jedes Unternehmen. Als fachliche Orientierung verdeutlicht sie aber, warum zur Geräteverwaltung mehr als eine einmalige Einrichtung gehört. Lass Anforderungen für Deinen Betrieb aus der tatsächlichen Nutzung ableiten. BSI: Mindeststandard Mobile Device Management
Aktualisierungen mit nutzbaren Geräten verbinden
Frage, wer Betriebssystem- und App-Aktualisierungen begleitet und wie Probleme bemerkt werden. Gerade eine wichtige Fachanwendung sollte bei größeren Änderungen berücksichtigt werden. Der Anbieter sollte erklären, welche Prüfungen zum betreuten Umfang gehören und wie dringende Sicherheitsaktualisierungen behandelt werden. Es geht um einen nachvollziehbaren Ablauf für Deine Geräte. Eine pauschale Zusage, jedes Update erfolge sofort und jederzeit ohne Unterbrechung, wäre für die Planung weniger hilfreich als klare Zuständigkeiten und ein passender Umgang mit Ausnahmen.
Lass beschreiben, was mit längere Zeit ausgeschalteten oder nicht erreichbaren Geräten passiert. Eine gesendete Verwaltungsanweisung ist noch kein Nachweis, dass die Änderung auf dem Handy angekommen ist. Für Deine Entscheidung zählt, wie ausstehende Maßnahmen erkannt und verfolgt werden. Wer kontaktiert die nutzende Person? Wann wird ein Gerät vorübergehend vom geschäftlichen Zugriff ausgeschlossen? Solche Regeln sollten zu Eurem Arbeitsalltag passen und von der Betreuung verständlich erklärt werden, bevor ein konkreter Problemfall entsteht.
Beziehe das Ende der Herstellerunterstützung in die Planung ein. Lass den Anbieter untersuchen, für welche Geräte noch geeignete Sicherheitsaktualisierungen verfügbar sind und wann Ersatz vorbereitet werden muss. Eine funktionierende Telefonverbindung sagt darüber wenig aus. Wenn unterschiedliche Modelle betreut werden, hilft eine Übersicht mit dem jeweiligen Prüfstand. So kannst Du Ersatzbeschaffungen begründet planen und weißt, ob die laufende Betreuung diese Beobachtung einschließt oder lediglich bereits beschlossene Gerätewechsel ausführt.
Verlust, Sperrung und Hilfe vorher auseinanderhalten
Ein verlorenes Firmenhandy braucht einen erreichbaren Meldeweg, der auch ohne dieses Gerät funktioniert. Kläre, welche Angaben Beschäftigte für die Meldung bereithalten können und wer die nächsten Maßnahmen koordiniert. Dazu können je nach Fall Gerät, Mobilfunkzugang und die verwendeten Firmenkonten gehören. Diese Aufgaben können bei verschiedenen Stellen liegen. Dein Team sollte deshalb eine verständliche erste Anlaufstelle kennen und nicht erst nach einem Verlust herausfinden müssen, welche Supportnummer wofür zuständig ist.
Lass mögliche Fernmaßnahmen für die konkrete Einrichtung erklären. Gerätesperre, Entfernung verwalteter Informationen und vollständiges Löschen sind unterschiedliche Eingriffe. Welche verfügbar sind und wann sie ausgeführt werden können, hängt unter anderem vom Verwaltungsmodell und der Erreichbarkeit ab. Frage nach dem Unterschied zwischen erteiltem Befehl und bestätigter Ausführung. Eine Fernlöschung ist keine jederzeit garantierte Rückholung bereits verlorener Informationen. Der Anbieter sollte deshalb vorbeugenden Schutz und die Behandlung des Vorfalls gemeinsam betrachten.
Besprich außerdem die Freigabe solcher Maßnahmen. Wer darf eine Sperrung verlangen, wer prüft die Identität des Meldenden und wer entscheidet über einen weitergehenden Eingriff? Bei erlaubter Privatnutzung ist die Wirkung besonders sorgfältig zu klären. Halte auch den Weg zu einem Ersatzgerät fest. Für Dein Unternehmen besteht der Nutzen nicht nur in einer technischen Reaktion. Die betroffene Person soll ihre Arbeit mit einem geeigneten neuen Gerät und den vorgesehenen Zugängen nachvollziehbar wieder aufnehmen können.
Gerätewechsel und Rückgabe als eigene Arbeitsschritte planen
Wenn ein Beschäftigter ein neues Handy erhält, müssen geschäftliche Anwendungen und Zugänge kontrolliert übernommen werden. Frage, welche Daten übertragbar sind, welche erneut eingerichtet werden und welche Mitwirkung die Person leisten muss. Besonders wichtig sind Anmeldemittel, die bisher an das alte Gerät gebunden waren. Deren Wiederherstellung sollte zum betreuten Kontenverfahren passen. Eine einfache Übernahme sämtlicher alter Inhalte ist weder für jedes Gerät möglich noch automatisch der richtige Weg für die neue geschäftliche Nutzung.
Die Rückgabe braucht einen ebenso klaren Ablauf. Wer kontrolliert, ob benötigte Unternehmensinformationen gesichert oder übergeben sind? Wer entfernt bisherige Zuordnungen und bereitet das Gerät für eine neue Person oder eine andere Verwendung vor? Lass den vorgesehenen Abschluss dokumentieren. Die Details unterscheiden sich danach, ob ein Gerät weiter genutzt, zurückgegeben oder ausgemustert wird. Ein ausschließlich administrativ als inaktiv markierter Eintrag sagt noch nicht, was mit den Informationen auf dem tatsächlichen Smartphone geschehen ist.
Kläre auch die Übergabe der Betreuung. Dein Unternehmen sollte wissen, welche Verwaltungsumgebung verwendet wird und welche Dokumentation einem späteren zuständigen Anbieter zur Verfügung stehen kann. Zugriffsrechte des bisherigen Dienstleisters müssen dann gesondert betrachtet werden. Frage bereits beim Angebotsvergleich nach den enthaltenen Übergabeleistungen und ihren Grenzen. So lässt sich eine laufende Betreuung später nachvollziehbar verändern, ohne dass Gerätezuordnungen und wichtige Verwaltungskenntnisse ausschließlich beim ausscheidenden Ansprechpartner bleiben.
Angebote anhand einer vollständigen Gerätebetreuung vergleichen
Nenne angefragten Anbietern dieselben Gerätezahlen, Eigentumsmodelle, Betriebssysteme und wichtigen Anwendungen. Lass Einführung, Lizenzen und laufende Betreuung getrennt darstellen. Auch Reservegeräte, Ersatzbeschaffung und zusätzliche Nutzergruppen können für den Umfang relevant sein. Frage ausdrücklich, welche Arbeiten je Gerät enthalten sind und welche gesondert beauftragt werden. Ein Preis pro Smartphone ist erst dann gut vergleichbar, wenn Registrierung, Aktualisierung, Support und Wechsel tatsächlich in derselben Tiefe abgedeckt werden.
Für die Abnahme kannst Du typische Wege gemeinsam durchgehen: Ein neues Gerät wird ausgegeben, eine freigegebene App kommt hinzu und eine Person erhält ein Ersatzhandy. Ergänze den erklärten Verlustweg. Dazu braucht es keinen unangekündigten Eingriff in produktive Geräte. Lass geeignete Nachweise und eine kontrollierte Einführung mit passenden Beteiligten vereinbaren. Dein Ziel ist eine Betreuung, deren Wirkung Du anhand der vereinbarten Arbeitsschritte beurteilen kannst und deren offene Grenzen im Angebot erkennbar bleiben.
Für die laufende Zusammenarbeit hilft ein kurzer Überblick über ausstehende Aufgaben. Frage, welche Geräte noch eingerichtet werden müssen, welche Aktualisierung offen ist und wer eine Rückfrage aus dem Team bearbeitet. Der Bericht sollte sich auf vereinbarte Entscheidungen beziehen. Eine umfangreiche Geräteliste allein erklärt noch nicht, was Dein Unternehmen als Nächstes tun muss. Lass offene Punkte deshalb einer zuständigen Person und einem passenden Bearbeitungsweg zuordnen. So kannst Du die Betreuung im Alltag beurteilen, ohne selbst jedes Smartphone technisch kontrollieren zu müssen.
Unterstützung für Deine Firmenhandys anfragen
Auf der Startseite von IT-Sicherheit Angebote kannst Du kostenfrei und unverbindlich Unterstützung anfragen. Wähle das passende Anliegen und die nächstliegende IT-Umgebung. Halte für die Rückmeldung eine kurze Übersicht Deiner Geräte und wichtigen Anwendungen bereit. Welche Registrierung und laufende Betreuung zu Deinem Team passen, klärst Du mit dem jeweiligen Anbieter. Zugangsdaten oder private Inhalte Deiner Beschäftigten werden für diese erste Übersicht nicht benötigt.